16371_orig
مهدیقلی، مدیر کل امور اداری، در گفت و گو با واحد خبر روابط عمومی وزارت ارتباطات و فناوری اطلاعات، ضمن بیان این مطلب، اظهار داشت: این اقدام در راستای ایجاد دولت الکترونیکی ، و ایجاد ارتباطات سیستمی میان واحدهای ستادی و استانی اجرایی می شود.
وی افزود: ایجاد داشبورد الکترونیکی به منظور آگاهی مسئولین وزارت از آخرین وضعیت موجود در این حوزه و حذف مکاتبات فیزیکی بین واحدها، از دیگر اهداف اجرای این پروژه محسوب می شود.
وی خاطر نشان کرد: در صورت ساماندهی اطلاعات موجود در این حوزه، بسیاری از مشکلات مدیریتی و برنامه ریزی مرتفع و از اتلاف وقت، انرژی و بودجه نیز جلوگیری به عمل خواهد آمد.
مدیر کل امور اداری با اشاره به اهمیت دسته بندی و پردازش صحیح اطلاعات و مدارک مربوط به سازمان ها تصریح کرد: بدون شک، مهمترین ابزار برای استفاده بهینه از فرصت ها و مقابله با تهدیدهای احتمالی در تمامی عرصه ها، وجود اطلاعات به‌روز و صحیح است.
وی ادامه داد: ساماندهی اسناد و پرونده ها موجب می شود اطلاعات صحیح، به‌روز، دسته بندی شده و مناسب برای انجام فعالیت ها و تصمیم گیری ها در اختیار مدیران قرار بگیرد و بسیار از هزینه های غیر ضرور حذف شود.
مهدیقلی نگهداری از مستندات کاغذی را یکی از مشکلات موجود در سازمان ها بر شمرد و گفت: یکی از اهداف اجرای این پروژه، الکترونیکی کردن اسناد در سطح وزارتخانه با استفاده از فناوری های نوین اطلاعاتی است.
وی تأکید کرد: در همین راستا، ساماندهی فیزیکی الکترونیکی در دست اجرا است که به واسطه آن، تفکیک، دسته بندی و طبقه بندی اسناد انجام و به منظور دسترسی آسان کد گذاری خواهند شد.
وی با بیان این مطلب که این پروژه با بهره‌گیری از پتانسیل موجود در اداره کل امور اداری و در کنار انجام سایر امور محوله اجرایی می شود، افزود: به منظور نظارت بر اجرای صحیح ساماندهی در حوزه فیزیکی، اوراق جداسازی شده از پرونده ها بازبینی مجدد خواهد شد.
مدیر کل امور اداری با اشاره به تلاش های در دست اقدام برای تهیه نرم افزار مناسب به منظور ساماندهی الکترونیکی اسناد، خاطر نشان کرد: امیدواریم با تلاش های در دست اجرا ساماندهی الکترونیکی اسناد تا پایان سال جاری اجرایی و مورد بهره برداری قرار گیرد.